Наказ про результати перевірки ведення обліку дітей дошкільного , шкільного віку та учнів громади

Додаток 1

до наказу відділу освіти

від 14.05.2025 №75/01-08

Аналітичні висновки

за результатами перевірки ведення обліку дітей у закладах освіти громади

         Відповідно до наказу по відділу освіти Таращанської міської ради від 02.05.2025 №70/01-08 «Про здійсненням контролю за веденням обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів Таращанської міської територіальної громади» робоча група у складі Л.Скаби, В.Паламаренко, Т.Полонської, В.Курченка здійснила звірку даних про здобувачів освіти, внесених у систему АІКОМ та перевірку ведення обліку у закладах освіти у період з 05.05 по 09.05.2025 року. Додаток: Результати здійснення контролю за веденням обліку дітей дошкільного та шкільного віку та учнів (оформлено на основі актів перевірок).

1. Загальні тенденції та проблеми

Найпоширеніші недоліки:

• • Формальне ведення обліку дітей та виконання наказу по школі про ведення обліку або відсутність такого наказу.
  • Відсутність офіційних списків від старостатів про дітей дошкільного та шкільного віку, зареєстрованих на території обслуговування, закріпленої за закладом.
  • Відсутність офіційних списків від ЦНАП про дітей дошкільного та шкільного віку, зареєстрованих на території міста Тараща.
  • Недотримання вимог оформлення ділової документації: невідповідність формулювання наказів про рух учнів, порушення у веденні  алфавітної книги та книги руху учнів.
  • Розрізнене зберігання даних однієї дитини (ознайомлення батьків із режимними моментами роботи закладу, положеннями, анкетування та заяви, які варто зберігати в особовій справі).
  • У закладах загальної середньої освіти із дошкільним відділенням наявні порушення ведення обліку дітей дошкільного віку.

Разом з тим: напрямок роботи «ведення обліку дітей» є в кожному закладі освіти.

Особливі випадки:

• • Недотримання умов прийому дітей, що визначені Статутом закладу.

• • Непідтверджена інформація, надана відділу освіти керівниками, щодо формування перспективної мережі та кількості учнів у класах.
  • Виявлені порушення (зазначені в актах) не усунуто у визначений термін.

Позитивні приклади:

• • Високий рівень організації обліку дітей у Лучанському ліцеї, Кирданівському ЗДО «Сонечко», Салиському ЗДО «Пролісок».
  • Наявні довідки із різних навчальних закладів дітям зі статусом ВПО, які проживають на території, закріпленій за Володимирівським ліцеєм, але навчаються в інших закладах освіти.
  • Наявність належним чином оформлених наказів про зарахування та відрахування майже в усіх закладах дошкільної освіти.

2. Аналітичні висновки

Робота з ведення обліку дітей ведеться у кожному закладі освіти, разом з цим:

• Системні проблеми в управлінні обліком дітей свідчать про формальне ведення роботи даного напрямку.
• У частини закладів облік дітей проводиться формально, без звірки з фактичним місцем проживання дітей, що впливає на достовірність статистичних даних.
• Деякі заклади не мають налагодженої взаємодії з органами місцевого самоврядування (старостатами) щодо щорічного оновлення списків дітей, зареєстрованих на відповідній території
• Неналагоджений механізм системної взаємодії закладів освіти зі старостатами та ЦНАП щодо вчасного виявлення дітей, які з’явилися на території обслуговування.
• Наявні порушення вимог Статутів закладів: зарахування до дошкільної групи дітей, молодших зазначеного віку.
• Прогнозування мережі класів, подане директорами до відділу освіти, не враховує фактичних статистичних даних по території обслуговування.

3. Рекомендації

1. Директорам закладів та відповідальним особам за ведення обліку дітей в закладах повторно опрацювати Порядок ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів.
2. Щороку до 05 вересня  оновлювати та коригувати списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування. Налагодити комунікацію зі старостатами та ЦНАП щодо оперативного інформування про новоприбулих у громаду дітей впродовж року та забезпечити максимальне залучення дітей  дошкільного та шкільного віку до навчання у закладах освіти громади.
3.  Вчасно подавати аналітичну та статистичну звітність відповідно до вимог Постанови КМУ №684 від 13.09.2017 року.
4. При формуванні перспективної мережі класів учнів використовувати об’єктивні дані.
5. Упорядкувати особові справи учнів та вихованців з додаванням усіх інформаційних та ознайомчих матеріалів.     
6. Директорам закладів освіти  письмово підтвердити відділу освіти про усунення порушень та виконання рекомендацій в строки, зазначені в актах перевірки.
7. Директорам Володимирівського ліцею, Северинівського ліцею, Лісовицького ліцею, Ріжківської гімназії, Веселокутської гімназії до 19 травня 2025 року надати додатково письмові пояснення щодо порушення вимог Статуту в частині набору здобувачів освіти дошкільного віку.
8. Директору Ріжківської гімназії до 19 травня 2025 року надати письмові пояснення щодо факту недостовірної інформації, виявленої при звірці з системою АІКОМ,  щодо повторного зарахування дитини до 1 класу. 

Висновки, рекомендації та рішення комісії

1. Лісовицький ліцей. Наказ про ведення обліку дітей у закладі освіти складений з порушеннями правил діловодства. Накази про зарахування, переведення, відрахування наявні. Ведеться алфавітна книга, книга руху учнів. Розрізнене зберігання інформації щодо однієї дитини в різних підрозділах закладу Вікова структура вихованців дошкільного підрозділу не відповідає вимогам Статут закладу. Відсутні офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Привести у відповідність до наказу відділу освіти №176/01-09 від 28.08.2024 року роботу по обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів на закріпленій території. Уточнити списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування та з’ясувати місце фактичного перебування тих, хто не є учнем чи вихованцем закладу. Привести до відповідності віковий склад дошкільної групи, відповідно до нормативів, зазначених у Статуті. РІШЕННЯ: виявлені порушення усунути до 12.05.2025 року та письмово повідомити про це відділ освіти. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснююча записка від 14.05.2025 №58.
2. Северинівський ліцей. Накази про зарахування, переведення та відрахування наявні по школі, по дошкільному підрозділу відсутні. Алфавітна книга ведеться з деякими порушеннями. Списки дітей потребують корегування та уточнення. Розрізнене зберігання інформації щодо однієї дитини в різних підрозділах закладу. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Упорядкувати ведення документації по обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів на закріпленій території обслуговування (відповідно до наказу відділу освіти №176/01-09 від 28.08.2024). Уточнити списки дітей на території обслуговування. Впорядкувати книгу руху учнів та вихованців. Привести до відповідності віковий склад дошкільної групи, відповідно до нормативів, зазначених у Статуті. РІШЕННЯ: виявлені порушення усунути до 12.05.2025 року та письмово повідомити про пророблену роботу відділ освіти. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснююча записка від 12.0.2025 №57/01-03.
3. Ріжківська гімназії. Накази про зарахування, переведення та відрахування наявні. Ведеться алфавітна книга та книга руху учнів. Списки дітей потребують корегування та уточнення. Розрізнене зберігання інформації щодо однієї дитини в різних підрозділах закладу. При звірці із системою АІКОМ виявлено інформацію про повторне зарахування другокласника до першого класу. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Упорядкувати ведення документації по обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів на закріпленій території обслуговування (відповідно до наказу відділу освіти №176/01-09 від 28.08.2024). Уточнити списки дітей на території обслуговування. Привести до відповідності віковий склад дошкільної групи, відповідно до нормативів, зазначених у Статуті. РІШЕННЯ: виявлені порушення усунути до 12.05.2025 року та письмово повідомити про пророблену роботу відділ освіти. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 13.05.2025 № 227/01-28.
4. Володимирівський ліцей. Є наказ про ведення обліку дітей на закріпленій за закладом території (№33/01-02 від 02.09.2024 року), відповідальна особа – директор. Ведеться алфавітна книга, книга руху учнів, особові справи. У особових справах наявні листки інформування батьків про порядок перевезення та харчування. Є накази по формах навчання, дане питання розглядалося на педагогічній раді. Наявні довідки ВПО, які проживають на території, закріпленій за закладом, але навчаються в інших закладах освіти. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Привести до відповідності віковий склад дошкільної групи, відповідно до нормативів, зазначених у Статуті. РІШЕННЯ: до 07.05.2025 року оновити офіційні списки дітей дошкільного, шкільного віку та учнів на території обслуговування. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням.
5. Юшківорізька гімназія. Є накази про зарахування, переведення та відрахування учнів. У наявності списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування, які потребують уточнення. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Привести у відповідність до Номенклатури всі внутрішні документи. Упорядкувати ведення документації по обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів на закріпленій території обслуговування (відповідно до наказу відділу освіти №176/01-09 від 28.08.2024). Уточнити списки дітей на території обслуговування. Впорядкувати книгу руху учнів та вихованців. РІШЕННЯ: Списки дітей на території обслуговування уточнити до 07.05.2025 року. Виявлені порушення усунути до 12.05.2025 року та письмово повідомити про пророблену роботу відділ освіти.За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 12.05.2025 №12/01-07.
6. Крив’янський заклад дошкільної освіти «Зернятко». Ведеться книга обліку здобувачів освіти, особові справи. Є накази про зарахування та відрахування. У наявності списки дітей на території обслуговування від 0 до 6 років, потребують опрацювання та уточнення. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Упорядкувати ведення документації по обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів на закріпленій території обслуговування (відповідно до наказу відділу освіти №176/01-09 від 28.08.2024). Уточнити та опрацювати списки дітей на закріпленій території. РІШЕННЯ: упорядкувати списки дітей до 08.05.2025. Виявлені порушення усунути до 12.05.2025 року, про що письмово повідомити відділ освіти. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 14.05.2025 №08/13-02.
7. Кирданівський заклад дошкільної освіти «Сонечко». Документація відповідає вимогам ведення ділової документації та номенклатурі. Направлено клопотання до старостату про формування списку дітей, зареєстрованих на території обслуговування. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Врахувати зауваження до формулювання назв наказів. РІШЕННЯ: опрацювати списки дітей на території обслуговування після їх отримання від старостату. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 14.05.2025 №36.
8. Кирданівська гімназія. Розрізнене зберігання інформації щодо однієї дитини в різних підрозділах закладу. Накази про зарахування, переведення та відрахування наявні. Алфавітна книга ведеться. Списки дітей потребують більш детального опрацювання. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Упорядкувати ведення документації по обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів на закріпленій території обслуговування (відповідно до наказу відділу освіти №176/01-09 від 28.08.2024). До особових справ додати листки інформування батьків про правила перевезення та харчування. РІШЕННЯ: виявлені порушення усунути до 12.05.2025 року та письмово повідомити про пророблену роботу відділ освіти.За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 14.05.2025 №47.
9. Лучанський ліцей.Облік ведеться відповідно до вимог. Наявні всі необхідні розпорядчі та робочі документи. Розрізнене зберігання інформації щодо однієї дитини в різних підрозділах закладу. РЕКОМЕНДАЦІЇ: у кінці навчального року додати до особових справ листки інформування батьків про правила перевезення та харчування. Опрацювати списки дітей на території обслуговування. РІШЕННЯ: надати списки дітей по території обслуговування до 08.05.2025.За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням.
10. Лучанський заклад дошкільної освіти «Казка». Ведеться журнал обліку дітей. Накази про зарахування та відрахування потребують вдосконалення. Офіційні списки дітей на території обслуговування потребують корегування та детального опрацювання. РЕКОМЕНДАЦІЇ: вдосконалити зміст наказів, опрацювати офіційні списки дітей по території обслуговування, наповнити особові справи. РІШЕННЯ:до 08.05.2025 надати до відділу освіти опрацьовані офіційні списки дітей по території обслуговування. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 14.05.2025 №10/11-04.
11. Лучанський заклад дошкільної освіти «Сонечко». Ведеться журнал обліку дітей. Накази про зарахування та відрахування наявні. Списки дітей на опрацюванні. РЕКОМЕНДАЦІЇ: вдосконалити зміст наказів, опрацювати офіційні списки дітей по території обслуговування, наповнити особові справи. РІШЕННЯ: до 08.05.2025 надати до відділу освіти опрацьовані офіційні списки дітей по території обслуговування. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням.
12. Салиський заклад дошкільної освіти «Пролісок». Документація відповідає вимогам ведення ділової документації та номенклатурі. Направлено клопотання до старостату про формування списку дітей, зареєстрованих на території обслуговування. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Врахувати зауваження до формулювання назв наказів. РІШЕННЯ: опрацювати списки дітей на території обслуговування після їх отримання від старостату. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням.
13. Салиська гімназія.Ведеться вся основна документація, яка стосується організації ведення обліку дітей на території обслуговування закладу освіти. Направлено запит до старостату про поновлення та доповнення списків дітей, зареєстрованих на території обслуговування. РЕКОМЕНДАЦІЇ: наказ про організацію роботи з обліку дітей у закладі освіти привести у відповідність до наказу відділу освіти №176/01-09 від 28.08.2025. Доукомплектувати особові справи учнів листками ознайомлення батьків з правилами харчування та перевезення, іншими режимними моментами. РІШЕННЯ: до 08.05.2025 надати до відділу освіти опрацьовані офіційні списки дітей по території обслуговування. Інші рекомендації виконати до 12.05.2025, про що письмово повідомити відділ освіти. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 14.05.2025 №58/01-09.
14. Ківшоватський опорний ліцей. Основні документи з організації обліку дітей ведуться. Є деякі порушення у веденні наказів про рух учнів. РЕКОМЕНДАЦІЇ: доповнити особові справи учнів листками інформування батьків про правила перевезення та харчування. Привести у відповідність вимогам до ведення ділової документації книгу наказів по руху учнів та книгу реєстрації. РІШЕННЯ: опрацювати отримані у старостаті списки зареєстрованих на території обслуговування дітей. Усунути виявлені порушення до 12.05.2025, про що письмово повідомити відділ освіти.За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням.  Пояснювальна записка від 13.05.2025 №363.
15. Ківшоватський ЗДО «Барвінок». Облік ведеться відповідно до вимог. РЕКОМЕНДАЦІЇ: особові справи дітей доповнити анкетуванням батьків та листками ознайомлення з режимними моментами закладу. РІШЕННЯ: після отримання списків зареєстрованих дітей зі старостату, опрацювати їх та провести відповідну роботу по залученню неохоплених дошкільною освітою дітей до ЗДО. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням.
16. Великоберезянський заклад дошкільної освіти «Світлячок». Основні документи з організації обліку дітей ведуться. Є деякі порушення у веденні наказів про рух учнів. РЕКОМЕНДАЦІЇ: особові справи дітей доповнити анкетуванням батьків та листками ознайомлення з режимними моментами закладу. РІШЕННЯ: після отримання списків зареєстрованих дітей зі старостату, опрацювати їх та провести відповідну роботу по залученню неохоплених дошкільною освітою дітей до ЗДО. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснююча записка від 14.05.2025 №7/01-27.
17. Великоберезянський ліцей. На момент перевірки наказ про організацію обліку дітей у закладі, накази з руху учнів надані не були. Ведеться алфавітна книга та книга руху учнів. Особові справи потребують доукомплектування. РЕКОМЕНДАЦІЇ: доукомплектувати особові справи учнів листками інформування батьків про правила перевезення та харчування дітей. Опрацювати списки дітей на закріпленій території. РІШЕННЯ: надати до відділу освіти накази по організації обліку дітей у закладі та накази по руху дітей. Протягом травня опрацювати списки дітей. Про усунені порушення письмово повідомити відділ освіти. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Наказ у наявності. Пояснювальна записка від 13.05.2025 №56.
18. Веселокутська гімназія.У закладі організована робота з ведення обліку дітей згідно наказу. Ведеться алфавітна книга та книга руху учнів. Накази по руху учнів ведуться відповідно до правил діловодства. Виявлені недоопрацювання по веденню документації дошкільного відділення. РЕКОМЕНДАЦІЇ: впорядкувати накази по руху здобувачів освіти дошкільного відділення. Опрацювати офіційні списки дітей на території обслуговування. РІШЕННЯ: привести у відповідність документацію до серпня 2025 року. Опрацьовані списки надати до відділу освіти до 09.05.2025 року. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 14.05.2025 №381.
19. Калиновецький ліцей. Наказу про ведення обліку дітей у закладі немає. Алфавітна книга не ведеться. Книга руху учнів ведеться з порушеннями, накази про рух учнів наявні, але потребують удосконалення. Списків дітей, зареєстрованих на території обслуговування немає. РЕКОМЕНДАЦІЇ: привести у відповідність до наказу відділу освіти напрямок роботи у закладі. Завести всі необхідні книги, упорядкувати накази та особові справи. Отримати офіційні списки зі старостату та опрацювати їх. РІШЕННЯ: усунути всі недоліки протягом травня, письмово повідомити відділ освіти та надати відповідні документи. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:офіційні списки дітей, зареєстрованих на території обслуговування з персональним опрацюванням. Пояснювальна записка від 12.05.2025 р. №65/01-19.
20. Таращанська гімназія «Освіторія». У особових справах є листки інформування батьків про важливі режимні моменти. У класних керівників є журнали інструктажів учнів з поточних важливих питань. Є дозволи/згоди батьків на фото/відео, на роботу з психологом. Є вхідна щорічна анкета від батьків з інформацією про дитину. У папці класу є соціальний паспорт. Вдале формулювання про рух учнів, продуманий алгоритм дій, відповідає всім вимогам. РЕКОМЕНДАЦІЇ: використовувати всі наявні можливості для залучення учнів до закладу освіти. РІШЕННЯ: використати позитивний досвід для удосконалення роботи інших закладів освіти громади.
21. Таращанський заклад дошкільної освіти «Барвінок». Облік дітей ведеться відповідно до вимог та порядку ведення. Є всі накази – про організацію роботи з даного напрямку у закладі, про рух вихованців. Ведуться всі необхідні книги згідно номенклатури. У особових справах є листки інформування батьків про важливі режимні моменти, а також заява/згода на фото/відео. Списки дітей по території обслуговування відсутні з об’єктивних причин. РЕКОМЕНДАЦІЇ: продовжувати роботу даного напрямку, використовуючи всі можливості по залученню дошкільників до ЗДО. РІШЕННЯ: організація роботи з обліку дітей у закладі ведеться відповідно до вимог та можливостей.
22. Таращанський академічний ліцей «Ерудит». Списки за територією обслуговування відсутні з об’єктивних причин. Відсутній наказ про організацію роботи з даного напрямку. Розрізнене зберігання інформації щодо однієї дитини в різних підрозділах закладу. Є деякі порушення в оформленні наказів про рух учнів. Є заяви/згоди на використання фото/відео та роботу з психологом. У алфавітній книзі відсутні записи за 2024 рік та підсумкові підписи. РЕКОМЕНДАЦІЇ: виправити всі наявні порушення згідно акту. РІШЕННЯ: проінформувати відділ освіти письмово про усунення порушень до 01.06.2025 року. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:Пояснювальна записка від 14.05.2025 №59.
23. Таращанський академічний ліцей «Успіх». Облік ведеться відповідно до вимог, які стосуються учнів закладу. Списки за територією обслуговування відсутні з об’єктивних причин. РЕКОМЕНДАЦІЇ: У алфавітній книзі робити підсумковий запис по кількості дітей щороку станом на 05.09. Додати до особових справ листки інформування батьків про правила перевезення та харчування. Вдосконалити форму наказів. РІШЕННЯ: усунути недоліки, проінформувати письмово відділ освіти про пророблену роботу. За результатами роботи над виявленими порушеннями отримано:Пояснювальна записка від 14.05.2025 №36.
24. Таращанський заклад дошкільної освіти «Сонечко».  Облік дітей ведеться відповідно до вимог та порядку ведення. Списки дітей по території обслуговування відсутні з об’єктивних причин. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Вдосконалити зміст і назву наказів з руху учнів. Додати до особових справ листки інформування батьків про важливі режимні моменти у закладі. РІШЕННЯ: про проведену роботу письмово повідомити відділ освіти до 01.06.2025 року.
25. Таращанський заклад дошкільної освіти «Берізка». Облік дітей ведеться відповідно до вимог та порядку ведення. Списки дітей по території обслуговування відсутні з об’єктивних причин. РЕКОМЕНДАЦІЇ: Додати до особових справ листки інформування батьків про важливі режимні моменти у закладі. РІШЕННЯ: про проведену роботу письмово повідомити відділ освіти до 01.06.2025 року.